4 dicas pra tornar as reuniões mais produtivas

Reunião de executivos (Foto: Shutterstock)

O livro “Os Segredos das Reuniões Produtivas – como acabar com a chatice, controlar a confusão e eliminar a perda de tempo”, de Charlie Hawkins, presidente da Seahawk Associates, traz algumas dicas práticas para combater as reuniões mal preparadas, que, em vez de resolver problemas ou apontar direções, tornam-se perda de tempo e de produtividade e geram mais confusão do que esclarecimento.

A seguir, um passo a passo para escolher melhor quando e por quê marcar um encontro de trabalho, e como ele pode ser mais proveitoso.

1. Precisa mesmo de reunião?

Se a reunião é semanal, a tendência é entrar no piloto automático e nem se perguntar mais se ela é realmente necessária. Com o passar do tempo, torna-se um hábito. Sem se questionar se ela é realmente necessária e quais os tópicos a serem discutidos naquele dia, pode virar um simples cumprimento de agenda, um momento de distração das tarefas que realmente importam e, em alguns casos, o encontro gera colocações fora de hora, exibições e manifestações de arrogância dos participantes.

Então, sempre que marcar uma reunião, esteja ela no calendário prévio ou não, pergunte-se: por quê? Qual a finalidade? Quais os objetivos? Algumas respostas possíveis se encaixam nos itens a seguir.

a) Informar e receber informações;

b) Coordenar projetos, cronogramas e atribuições;

c) Aprender novos procedimentos ou operações;

d) Planejar metas, definir objetivos e desenvolver estratégias;

e) Resolver problemas ou criar oportunidades a partir de questionamentos pertinentes;

f) Decidir prioridades e ações secundárias, porém não menos importantes;

g) Socializar com a equipe;

h) Criar trabalho de equipe, por meio da construção de confiança, inspiração, motivação e celebração de atividades bem-sucedidas;

i) Reuniões de múltiplas finalidades, que podem incluir apresentação de relatórios, resolução de problemas e comemoração de resultados alcançados.

 

2. Quem deve participar?

Com o objetivo da reunião definido, considere quem deve ser convidado para participar, analisando o valor que cada participante terá para ajudá-lo a atingir o resultado esperado. Considere mais convidar uma equipe representativa do que ter a participação do grupo inteiro. Inclua na lista pessoas que possam contribuir com algum conhecimento específico, mesmo que não estejam diretamente ligados ao assunto.

É importante se certificar de que as pessoas-chaves estarão presentes para que a reunião não seja tempo perdido. Além disso, é fundamental atribuir um papel para cada participante. Ao ter uma função clara e importante nas mãos, a tendência é que a pessoa se comprometa mais a contribuir, de fato, e não ficar apenas fazendo comentários desconexos ou assumir uma postura de ausência, como se não tivesse um papel ativo no grupo.

Algumas das funções que compõem o time de uma reunião são:

a) O organizador: é a pessoa que convoca a reunião. Geralmente, é ele que tem o problema ou a questão e é o responsável pelo resultado. Costuma ser o líder do grupo;

b) O facilitador: serve como líder do processo, ajudando os participantes a manterem o foco da conversa e a chegarem a uma conclusão;

c) O controlador do tempo: auxilia o facilitador e o grupo, lembrando o início, o fim da reunião e os momentos das intervenções individuais;

d) O pessoal de apoio: responsável por providenciar os recursos técnicos para a realização da reunião.

e) Os participantes: são os principais personagens. Compartilham informações e contribuições, apresentam ideias, analisam questões, tomam decisões e contribuem para atingir o objetivo da reunião.

 

3. Escolha o local adequado.

Leve em conta o tamanho, a localização, a mobília, a iluminação, a ventilação, o acesso e o nível de ruído do ambiente. Dependendo da finalidade da reunião, a fórmula adequada será diferente.

Por exemplo, se houver uma apresentação prevista, a indicação é uma sala ampla e cadeiras que podem estar dispostas em formato de U. Arrume a sala de modo que todo mundo possa ver facilmente o apresentador e a imagem projetada. Para reuniões de brainstorm, brinquedos, jogos e quebra-cabeças podem ajudar a inspirar o pensamento lúdico e a criatividade.

Indicar o caminho por meio de um mapa (se a reunião for fora do escritório), checar se há ar-condicionado ou ventilador e se costuma haver barulho nos arredores são itens tão importantes quanto a reunião em si. Fazem parte do planejamento e podem garantir que, durante o encontro, todos estejam confortáveis para se forcar no tema que realmente importa.

 

4. Crie uma pauta.

Preparar a pauta de reunião é diferente de simplesmente fazer uma lista de assuntos. Para que ela seja realmente útil, é preciso que enumerar os temas a serem abordados e relacionar cada um deles ao objetivo principal da reunião.

Os tópicos devem ser claros e objetivos, indicando uma ação. Temas vagos ou enganosos só geram confusão.

Ordene as prioridades, estabeleça graus de urgência e uma prévia do tempo que será preciso para realizar cada tarefa. É importante que a pauta não tenha mais assuntos do que minutos ou horas para discuti-los. “Espaço para respirar” e flexibilidade devem fazer parte da programação.

 

Via Época Negócios.

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